Текстовые и языковые нормы документа. Случаи нарушения грамматических норм в устной деловой коммуникации и в языке деловых бумаг.

Специфика культуры письменной официально­деловой речи заключается в том, что она предполагает владение двумя нормами - текстовой и языковой.

Текстовые нормы связаны со сложившейся офици­ально-деловой ситуацией, которая диктует выбор соот­

ветствующих документов и определяет семантическую и формальную организацию текста документа и его частей, т.е.

Выбор жанра документа (приказ, расписка, резюме и т.д.) обусловливает необходимость знания формы соот­ветствующего документа. Текст документа имеет три главных параметра: набор реквизитов (отдельных необ­ходимых элементов), расположение их в определенной последовательности, пространственное расположение.

Для текстовых норм важны требования к построе­нию определенных типов и частей текста. Текстовые нормы документа различают три степени жесткости:

1. Образец-матрица. Он характеризуется фиксиро­ванием всех основных параметров текста:

а) набором элементов (реквизита);

б) их последовательностью;

в) их пространственным расположением.

Для него существуют особые бланки с необходи­мыми реквизитами. Это, например, доверенность, справ­ка.

2. Образец-модель. Он дает большую свободу. Здесь фиксируются два основных параметра текста:

а) набор реквизитов;

б) их последовательность.

Это, например, деловое письмо, заявление.

3. Образец-схема. Характеризуется одним парамет­ром - набором реквизитов. Например, объяснительная записка.

К языковым нормам документа относятся точность, логичность, однозначность, краткость и стандартизация текста, для чего используются готовые речевые формы, клише. В тексте не должно быть эмоциональности, субъ­ективности, оценочности и разговорности.

Основные различия между текстовыми И ЯЗЫКОВЫ­

МИ нормами сводятся к следующему: для текстовых норм важны требования к построению определенных типов и частей текста, для языковых норм характерно ограниче­ние возможности употребления языковых единиц в кон­тексте документа.

Важное требование, предъявляемое к деловой ре­чи, - соблюдение норм современного русского литера­турного языка. О лексических нормах и случаях их на­рушения уже шла речь в теме второй «Культура речи и стилистика». Остановимся на типичных случаях наруше­ния грамматических норм в устной деловой коммуника­ции и языке деловых бумаг.

Грамматические нормы подразделяются на морфо­логические (образование форм различных частей речи) и синтаксические (образование синтаксических единиц). Нарушение последних связано обычно с несоблюдением порядка слов в предложении, незнанием правил согласо­вания и управления, а также правил использования при­частных и деепричастных оборотов. В ситуациях устного делового общения, в деловых бумагах и документах ти­пичными являются следующие случаи нарушения грам­матических норм:

1. Неправильное употребление падежей. Наиболее

частотным является неправильное употребление существительного в родительном падеже вместо да­тельного. Ошибочными являются такие конструк­ции, как сообразно имеющихся знаний, меры, пред­принимаемые в отношении Иванова И.И., согласно приказа, благодаря принятых мер, вопреки обеща­ния. Надо писать сообразно имеющимся знаниям, меры, предпринимаемые в отношении к Иванову И.И., согласно приказу, благодаря принятым мерам, вопреки обещанию (Дат. п.).

Следует также помнить: руководитель, начальник (чего?) отдела, кафедры, центра; заведующий (чем?) отделом, кафедрой; руководство (чем?) практикой, институтом.

2. Ошибки при употреблении несклоняемых сущест­

вительных. Род несклоняемых существительных определяется по значению слова, связанному в большинстве случаев с понятием одушевленности / неодушевленности: твой протеже - твоя проте­же. Иногда род несклоняемого существительного определяется по роду слова, которое является для таких существительных общим и склоняемым: Тби­лиси - м.р. (город); Миссисипи - ж.р. (река).

Род сложносокращенных несклоняемых существи­тельных зависит, как правило, от рода опорного слова словосочетания: ООН - ж.р.

3. Ошибки при употреблении сложносоставных суще­

ствительных. Такие существительные могут быть одушевленными и неодушевленными: конференц- зал, генерал-губернатор, женщина-космонавт. У одушевленных существительных род определяется по слову, указывающему на пол лица: женщина- космонавт - ж.р.; у неодушевленных существи­тельных род определяется по роду первого слова: музей-квартира - м.р.; школа-интернат - ж.р.

Если составное существительное имеет в своем со­ставе несклоняемое существительное, то род опре­деляется по роду склоняемого слова: шкаф-купе - м.р.

4. Ошибки при склонении имен собственных. Следует помнить, что не склоняются фамилии славянского

происхождения на -о (Шило, Гурзо)', не склоняются фамилии на -аго, -яго, -ых, -их, -ко (-енко), -ово (Се­дых, Долгих, Шевченко, Дурново, Живаго). Как пра­вило, склоняются нерусские фамилии на безудар­ные -а, -я (творчество Кафки, песни Окуджавы). Русские и иноязычные фамилии на согласный звук склоняются, если относятся к мужчинам, и не скло­няются, если относятся к женщинам или к супруже­ской паре: заявление Александра Тодчука, письмо Анны Тодчук, просьба супругов Тодчук.

К неизменяемым именам собственным относятся иноязычные существительные с основой на глас­ный: Онтарио, Сочи, Гессе, Рабле', иноязычные женские имена с основой на твердый согласный: Кармен, Элеи, Эдит', названия-аббревиатуры, обра­зованные сложением первых букв: РГПУ, ЧТЗ и др., а также образованные сложением первых звуков, если последний - гласный: МГИМО, МИСИ.

5. Ошибки при употреблении полной и краткой форм

прилагательных. В официально-деловой речи крат­кие формы имен прилагательных в функции ска­зуемых более употребительны, чем полные. Полные формы ощущаются как разговорные и даже про­сторечные: Изменение графиков отпусков сотруд­ников нежелательное (более уместно: нежелатель­но).

6. Ошибки при употреблении числительных.

Если у существительного нет формы единственного числа {сутки, ясли, ножницы и т.п.), а составное числительное оканчивается на 2, 3, 4 и требует по­сле себя род.п., ед. ч., следует пользоваться сино­нимичным выражение с заменой существительного или вставкой другого слова для изменения падежа и числа: Я был в командировке двадцать три дня (слово сутки заменили словом день) или Я был в командировке в течение двадцати трех суток.

При склонении составных порядковых числитель­ных изменяется только последнее слово, являющее­ся простым порядковым числительным, а остальные слова - простые порядковые числительные - оста­ются неизменными: одна тысяча семьсот девятый; две тысячи (род. п.) восьмой.

Наибольшее количество ошибок возникает при употреблении собирательных числительных. Сле­дует помнить, что собирательные числительные не сочетаются с неодушевленными именами сущест­вительными и существительными, обозначающими лиц женского пола и названия животных, кроме де­тенышей. Ошибочными являются словосочетания трое работниц, семеро волков.

7. Нарушение правил употребления деепричастных

оборотов. Следует помнить, что в документах дее­причастным оборотом следует начинать фразу. На­пример: Учитывая...; Считая...; Принимая во вни­мание ...; Руководствуясь... и т.п.

Кроме того, составители деловых бумаг часто забы­вают (или не знают), что в предложении с деепри­частным оборотом оба действия - главное, выра­женное сказуемым, и добавочное, выраженное дее­причастием, - должны осуществляться одним и тем же лицом - подлежащим: Выяснив, что объем про-

изводства уменьшился, возникает вопрос о причине этого. (Правильный вариант: Выяснив, что объем производства уменьшился, задумались поставили вопрос о причине этого.')

Деепричастный оборот не употребляется, если дей­ствие, выраженное сказуемым, и действие, выра­женное деепричастием, относятся к разным лицам: Глядя на то, как игнорируются приказы руково­дства, возникает резонная мысль о необходимости немедленно изменить эту ситуацию.

Деепричастный оборот не употребляется и в тех случаях, когда предложение представляет собой пассивную конструкцию (субъект действия пассив­ной конструкции не совпадает с субъектом действия в деепричастном обороте): Проанализировав дея­тельность предприятия, были сделаны следующие выводы... (Правильно: Проанализировав деятель­ность предприятия, сделали следующие выводы...).

8. Неправильное использование предлогов. В деловой речи получили большое распространение словосо­четания с предлогом о (вопрос о доверии, постанов­ление о кадрах и т.п.), однако наблюдаются случаи злоупотребления этим предлогом: Директор завода

отметил о важности поставленной задачи (надо: отметил важность).

Следует также знать, что конструкции с предлогом по (в значении «после») требуют употребления су­ществительного в форме предложного падежа: По истечении указанного срока можно будет снова вернуться к этому вопросу. Вход в лабораторию только по предъявлении пропуска.

Предлоги благодаря, согласно, вопреки сочетаются с существительными в дательном падеже: благодаря удачной работе.

Имеют место и ошибки, связанные с неправильным написанием предлогов в течение, в продолжение, вследствие, ввиду (в течение всего срока действия; в продолжение месяца; вследствие болезни; ввиду отсутствия).

9. Ошибки, связанные с неправильным порядком слов

в предложении. В письменной речи (в отличие от устной) информационная роль порядка слов возрас­тает к концу предложения, и, следовательно, самое существенное, то, ради чего и создается предложе­ние, должно располагаться в конце его. В фразе «Для определения фонда оплаты в конце года уточ­няются расценки на продукцию» непонятно - рас­ценки уточняются в конце года или расценки уточняются для определения фонда оплаты. Это предложение должно быть составлено так: Для оп­ределения фонда оплаты расценки на продукцию уточняются в конце года.

Таковы некоторые ошибки, наиболее часто встре­чающиеся в ситуациях устного делового общения, а так­же в деловых бумагах и служебных документах.