Специфика бухгалтерского учета и внутреннего аудита в компьютерной среде.
Современное бухгалтерское дело немыслимо без применения персональных компьютеров для автоматизации бухгалтерского учета. Компьютерные информационные системы крупных и средних предприятий представляют собой сложную систему, включающую совокупность методических материалов, прикладных и системных программных средств, регламентирующих информационно-алгоритмическую поддержку финансово-хозяйственной деятельности предприятия и обеспечивающих комплексное приложение средств вычислительной техники на всех стадиях технологической системы управления, как-то: регистрация учетной информации, обработка и анализ, формирование аналитической и статистической отчетности. В результате работы всех пользователей системы происходит накопление информационной базы предприятия оперативной информацией о ходе выполнения конкретных хозяйственных операций, относящихся к различным направлениям деятельности. При этом обеспечивается: · принцип однократного ввода информации и, как следствие, отсутствие дублирования функций пользователей, упорядочение документооборота; · простота контроля корректности и целостности данных, персонификация действий пользователя; · контроль регламента выполнения хозяйственных операций; · быстрая перестройка системы, изменение эксплутационной схемы системы при изменении бизнес-процесса. Компьютер как физический объект (hardware) не решает все проблемы. Необходимо иметь программы (software), которые помогут обеспечить эффективное функционирование предприятия во всех аспектах: в производстве (производительность), менеджменте, бухгалтерском учете, финансах, делопроизводстве и т. д. Для достижения гарантированного успеха при автоматизации бухгалтерского дела необходимо наличие следующих семи факторов: 1) система, которую выбирают, должна удовлетворять следующим требованиям: · быть адаптируемой, то есть ее можно приспособить для существующего бизнеса и модифицировать, если время от времени меняются внутренние и внешние условия его функционирования; · быть хорошо документированной и легкой в использовании; · иметь поддержку и сопровождение со стороны местного представительства производителя программ, которое в состоянии профессионально и в срок отвечать на все вопросы пользователя; 2) перед переходом на автоматизированную систему необходимо иметь хорошо отлаженную систему бухгалтерского учета с ручной обработкой; 3) один из сотрудников фирмы должен нести полную ответственность за проект; 4) весь персонал, так или иначе связанный с проектом (включая даже тех, кто будет вводить данные), должен участвовать как в планировании, так и во внедрении системы; 5) директор фирмы обязан знать весь проект в деталях; 6) менеджер по внедрению должен определять приоритет задач и быть готовым к их поэтапному выполнению; 7) фирма должна спланировать бюджет для закупки необходимых компьютерных и программных средств в соответствии с уровнем ожидаемых результатов. Рынок программных продуктов по автоматизации бухгалтерского учета непрерывно меняется, причем это касается структуры как предложения, так и спроса. Такие перемены обусловлены ростом уровня компьютерной подготовки специалистов-бухгалтеров, потребностями развивающихся малых предприятий, а также появлением более совершенного технического обеспечения по доступным ценам. Зачастую пользователю предлагаются десятки и сотни программных продуктов одного назначения, значительно отличающихся друг от друга по качеству и по цене. При этом как цена, так и количество продаж зачастую мало зависят от реального качества программного продукта. Это создает серьезную проблему для потенциальных пользователей. Перед ними стоит задача сориентироваться в многообразии программных продуктов и сделать правильный выбор. Чтобы сделать правильный выбор, пользователю важно знать основные показатели потребительского качества программных продуктов. Известно множество показателей, используемых для характеристики качества разрабатываемых программ. Наиболее важные из них следующие: - функциональная полнота; - завершенность разработки; - быстродействие; - уровень требований к комплексу технических средств; - возможность перенастройки на новые условия применения; - возможность работы в сети; - качество предоставляемой поддержки и сервиса; - трудоемкость освоения и внедрения; - качество пользовательского интерфейса; - требования к уровню квалификации пользователя; - удобство копирования и вывода информации; - наличие и качество средств защиты от несанкционированного доступа; - качество документации. Каждый из названных показателей в зависимости от вида программного продукта может иметь разный удельный вес и разделяться на более мелкие составляющие. Автоматизация бухгалтерского учета требует решения следующих задач: - правильно выбрать необходимые программные средства, что весьма сложно в условиях их большого многообразия и отсутствия достаточной информации об их возможностях и достоинствах; - формирование комплекса необходимых технических средств; определение их количества, учета технических и эксплуатационных характеристик, способа размещения, объема обрабатываемых данных, технологии автоматизированной обработки. Бухгалтерский учет характеризуется рядом особенностей, которые предъявляют свои специфические требования как к используемым программным средствам, так и к возможностям вычислительной техники. К таким особенностям относятся следующие: - система бухгалтерского учета охватывает весь воспроизводственный процесс предприятия, поэтому совокупность учитываемых явлений, факторов и процессов имеет разнообразный характер, а учетные информационные массивы содержат большое количество различных элементов. Это предполагает значительный объем постоянной и переменной информации, следовательно, используемые ЭВМ должны обладать большой памятью; - алгоритмы обработки информации включают как несложные арифметические действия, так и сложные логические операции; - между различными учетными объектами существуют сложные связи. Это означает, что осуществляемые хозяйственные операции имеют много изменений, каждое из которых должно своевременно отражаться в учете и быть доступным одновременно для различных структурных подразделений предприятия. Следовательно, ЭВМ должны обладать системой поддержки и возможностью управления большими динамическими массивами; - система бухгалтерского учета призвана регистрировать все явления и факторы, которые вызывают изменения средств предприятия и их источников при условии, что информация возникает в различных местах. Используемые для этого технические средства должны обладать конкретными, а не универсальными возможностями; их следует размешать в местах возникновения и регистрации информации. Автоматизация учетного процесса не только обеспечивает ряд общих преимуществ, но частично изменяет и саму методику бухгалтерского учета. В частности, это проявляется в следующем: - при внедрении системы автоматизированного документирования, в рамках которой первичный документ создается на машинном носителе (а в случае необходимости - его копия создается на бумажном носителе), появляется возможность одновременно с разработкой документа формировать типовые бухгалтерские проводки, что значительно сокращает учетный процесс и позволяет своевременно создавать необходимые отчеты; - повышается аналитичность расчетов за счет возможности добавления к отдельным бухгалтерским счетам дополнительных признаков аналитики, в результате чего на этих счетах, кроме учетных данных, могут отражаться плановые или нормативные показатели; - ускоряется процесс калькулирования за счет увеличения скорости выполнения арифметических расчетов, повышается аналитичность информации калькуляционных листов благодаря одновременному привлечению большого круга статей; - быстрее происходит процесс формирования бухгалтерской отчетности и, следовательно, сокращается отчетный период. Баланс, в случае необходимости, можно по запросу формировать ежедневно, еженедельно. Повышается достоверность и аналитичность отчетности. Перевод бухгалтерского учета на автоматизированную форму одновременно с увеличением скорости учетного процесса, обеспечением простоты и доступности при работе с документами становится важным элементом учетной политики любого предприятия. В большинстве организаций имеется электронный архив учетных документов, необходимый для того, чтобы хранить большой объем информации и быстро находить в нем нужные документы. Рынок изобилует программами автоматизации бухгалтерского учета, отвечающими разнообразным потребностям организаций. Среди лидеров рынка программы «1С: Бухгалтерия», «ИНФИН», «Инфо-бухгалтер», «Парус». Каждая из них ориентирована на определенный круг потребителей и имеет несколько модификаций в зависимости от численности работников организации и разнообразия ее деятельности. Компьютеризированы и современные аудиторские процедуры. Согласно стандартам аудита при проведении аудита с использованием компьютеров сохраняются цель и основные элементы методологии аудита. Использование аудитором компьютера возможно как в случае ведения бухгалтерского учета экономическим субъектом вручную, так и при использовании средств автоматизации бухгалтерского учета. При ведении бухгалтерского учета экономическим субъектом вручную аудитор должен решить проблему наличия необходимого программного обеспечения для анализа базы данных бухгалтерских записей по всем учитываемым хозяйственным операциям или по итоговым записям бухгалтерских регистров. Бухгалтер и аудитор в своей работе активно используют компьютеризированные правовые базы «Гарант», «Консультант-Плюс», позволяющие оперативно отслеживать динамику нормативной базы бухгалтерского учета. Такие системы содержат также комментарии к законодательству, обзоры арбитражной практики, образцы корреспонденции счетов, тематические подборки журнальных публикаций, справочные сведения и т. д. 10.